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Google 教育帳號限制容量 | 5 分鐘教你快速轉移雲端硬碟、信箱、相簿到其他帳號

最後更新日期:2021 年 2 月 21 日

Google Workspace for Education (原 G Suite 教育版)宣布從 2022 年 7 月開始取消無限容量,改為每間學校提供 100 TB 的容量。

因此開始有學校將畢業校友的帳號移除,但許多人的帳號內存放許多資料,卻不知如何轉移或備份。

本文阿璋將會教你如何快速的轉移以下幾種資料到其他 Google 帳號:

  1. 雲端硬碟(包含我的雲端以及共用雲端)
  2. Gmail 信箱內的所有信件
  3. Google 相簿

轉移過程不需要下載任何資料到電腦上,過程非常方便!

Google 教育帳號限制容量 | 5 分鐘教你快速轉移雲端硬碟、信箱、相簿到其他帳號
Google 教育帳號限制容量 | 5 分鐘教你快速轉移雲端硬碟、信箱、相簿到其他帳號

 

Workspace for Education 儲存空間政策異動

Google Workspace for Education 的儲存空間即將採用 100 TB 的上限規定

Google Workspace for Education 的所有版本都將採用這項政策,對現有客戶的生效時間是 2022 年 7 月;至於在 2022 年申請服務的新客戶,同樣也適用此政策。

原本的教育版帳號,是提供無限空間給學校使用,以便存放教育資產,但許多人拿來存放個人資料,甚至有人拿來販賣,造成資源的浪費及濫用。

此公告發下後,開始有許多學校將校友帳號移除,並且可能會限制每人可以使用的容量。

像阿璋也依賴教育帳號許久,但該還的還是要還,接下來會分享我是如何應對以及轉移 Google 資料。

 

Google 教育帳號可以轉移到哪裡?

因為是 Google 的服務,所以當然轉移到其它 Google 帳號最理想,但我這裡還是提供一下匯出所有 Google 服務的管道

免費 Gmail

免費 Gmail 就不用多說了,大家應該都有,目前只有提供 15 GB 的儲存空間,如果你資料這麼少就繼續用免費 Gmail 就好,但若超過 15 GB 可以看看後面介紹的 Google One 以及 Google Workspace 。

 

Google One

Google One 可以提升免費 Gmail 的容量,依照自己的容量需求來選擇,年付只需要 10 個月的費用,可以跟家庭成員共享。

Google One 方案
Google One 方案

 

Google Workspace

Google Workspace 是提供給公司用的(沒開公司也沒關係),主要的差別是可以套用在你的網域上面,像我的信箱是 [email protected]

我自己是使用 Business Standard,每月 10.8 美金,有 2 TB 的儲存空間,與 Google One 2 TB 的價格差不多,但沒有年付優惠方案。

Google Workspace 比較額外的功能有:

  • 共用雲端硬碟:這個是教育版或是商務版才有的特有雲端功能,可以方便與不同人管理獨立的雲端空間。
  • Google Meet:視訊會議可以高達 150 人,並且可以使用錄影功能(一般 Gmail 不能)。
  • 雲端硬碟檔案串流:可以將雲端空間安裝在電腦上,方便及時同步資料,重點是不需要佔據硬碟空間(一般 Gmail 需佔用硬碟),採用的是及時串流讀取。
Google Workspace
Google Workspace

廢話不多說,馬上來看阿璋的教學,以下的示範皆由 Google 教育版帳號([email protected])轉移到 Google Workspace Business Standard 商務版帳號([email protected])。

 

如何轉移我的雲端硬碟與 Gmail 信箱?

step 1

首先 Google 有提供畢業生自行轉移資料的方式,但是這方法只能轉移我的雲端硬碟與 Gmail 信箱(經由測試轉移 500G 檔按,此方法會掉一些檔案,但結果還算能接受)。

建議先開一個無痕模式,登入你的教育帳號,才不會一直需要切換帳號。

允許準畢業生自行轉移資料
允許準畢業生自行轉移資料

step 2

點選上圖最下方的 Google 帳戶文字,可以切換到轉移您的內容頁面。

轉移 Google 雲端內容
轉移 Google 雲端內容

step 3

輸入要轉移的目的地信箱,也就是我的商務版帳號 [email protected],點選傳送驗證碼。

傳送轉移驗證碼
傳送轉移驗證碼

step 4

[email protected] 會收到信件確認,這裡可以取得確認碼。

信箱查看驗證碼
信箱查看驗證碼

step 5

回到 [email protected] 的轉移畫面,輸入驗證碼確認。

輸入驗證碼
輸入驗證碼

step 6

選擇要轉移的項目,只有我的雲端硬碟以及 Gmail 可以選擇。

選擇完成後點選開始轉移。

開始轉移我的雲端與信箱
開始轉移我的雲端與信箱

step 7

開始轉移後,會需要一週的時間,可以在這裡檢視紀錄,轉移完成也會寄信通知。

等待轉移
等待轉移

step 8

最後就可以 [email protected] 我的雲端硬碟裡面,看到一個新的資料夾,命名是轉移來源的信箱。

在轉移完成前,建議不要亂移動資料夾或檔案,有可能中途出錯。

轉移的雲端資料夾
轉移的雲端資料夾

step 9

最終我轉移了大約 500 G 的檔案,掉了大概 30G 的檔案,這時候可以使用 2 台電腦安裝桌面版同步程式,快速檢測搬移前後的資料夾數量,若有缺少再手動補上。

這方法是我目前測試過最理想的方式,如果要完整轉移,可以用桌面程式將雲端全部同步到電腦中,再轉移過去,但像 500 G 會等到天荒地老。

 

如何轉移共用雲端硬碟?

開始教學之前,先說明一下共用雲端硬碟是存放在機構內,像我的教育版帳號的共用雲端,是存放在清華大學內。

我們只能調整成員角色,最多只是管理員而不是擁有者,無法將資料夾直接轉移到商務版帳號。

step 1

首先,先在 [email protected] 的雲端資料夾(IG 直播影片)管理成員,將 [email protected] 設定成管理員。

新增管理員
新增管理員

step 2

接下來在 [email protected] 的共用雲端硬碟裡面新增一個共用雲端資料夾(IG 直播影片區)。

創立新的共用雲端硬碟資料夾
創立新的共用雲端硬碟資料夾

step 3

因為此時 [email protected] 已經是管理員,所以可以將原先存放在清大雲端資料夾(IG 直播影片)的檔案移動。

我將所有舊的資料夾選取,點選移至的選項。

移動舊資料
移動舊資料

step 4

資料夾選擇剛剛 [email protected] 新開的共用雲端(IG 直播影片區),將所有檔案移動過去。

移至新的共用雲端資料夾
移至新的共用雲端資料夾

step 5

系統就會提醒這些雲端硬碟擁有權就會從「清華大學」轉移到「Johntool-工具王阿璋」,也就是從教育版轉移成商務版。

確認轉移授權
確認轉移授權

最後提醒如果資料夾內容很多,建議先不要太快移除舊的教育版共用雲端,先放個 1~2 天,確認舊的雲端已經清空、新的雲端的內容都存在,再來移除舊的成員以及資料夾。

有人可能會說,為什麼不直接下載檔案再上傳?

因為下載檔案會很久,而且 Google 文件、Google 試算表等等文件,會有權限問題無法正常下載。

 

如何轉移 Google 相簿?

step 1

首先進入教育版帳號([email protected])的 Google 相簿,點選右上角的設定功能,點選好友共享。

好友共享
好友共享

step 2

開始分享相片給好友。

開始分享 Google 相簿
開始分享 Google 相簿

step 3

收件者選擇商務版帳號([email protected])分享。

選擇共享對象
選擇共享對象

step 4

選擇你要授權哪些照片來分享,可以選擇所有相片、特定人物、指定日期。

授權共享的照片
選擇共享對象

step 5

選擇完成後,傳送邀請給分享的對象。

傳送共享邀請
傳送共享邀請

step 6

到商務版帳號([email protected])的信箱收件,開啟 Google 相簿。

收信確認
收信確認

step 7

進入相簿之後,可以接受教育版帳號([email protected])的共享邀請。

接收好友共享邀請
接收好友共享邀請

step 8

[email protected] 的共享區,可以看到 [email protected] 共享來的相片。

查看共享的相簿
查看共享的相簿

step 9

點進去共享相片資料夾,左上角可以啟用自動儲存的功能,系統就會慢慢將所有相片存到 [email protected] 的相片中。

 

啟用自動儲存的功能
啟用自動儲存的功能

step 10

最後選擇自動儲存所有相片,就會開始備份出來了。

在設定自動儲存之前,照片依然是存放在原先的 [email protected] 中,但自動儲存後就可以複製到 [email protected]

另外補充的就是好友共享功能只能綁定一位,所以如果有 2 個 Google 相簿要轉移到 1 個 Google 相簿,就要先確認第 1 個複製完成再換下一個。

儲存完成之後,Google 並不會主動通知你,要自己看一下最新到最舊的照片是不是都複製完成,Google 會由新到舊來自動儲存。

自動收藏所有相片
自動收藏所有相片

 

結論

Google 再次教大家使用者付費的概念!

從上次的 Google 相簿取消無上限空間到這次的教育版本取消無限雲端,世界科技老大徹底要宣告「使用者付費」的觀念。

以前軟體開發人員其實滿可憐的,不管開發出再好用的軟體,別人都只會問一句話:「有免費版本嗎?」

但藉由幾個大廠免費轉付費的行為,相信未來軟體開發人員會更有價值的!

未來是知識經濟、訂閱經濟的時代,不管是軟體、服務、教學都會開始收費,而且不再是一次買斷而是訂閱制。

只有訂閱制才是軟體服務的最佳生態,因為軟體終究要持續維護的。

多努力賺點錢、該買的不要省,使用者付費才是最安心的!

 

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4 thoughts on “Google 教育帳號限制容量 | 5 分鐘教你快速轉移雲端硬碟、信箱、相簿到其他帳號”

  1. 感謝您的分享!
    想請問使用好友共享相片的方式備份照片至新帳戶之後,會占用到新帳戶的雲端空間嗎?
    用這種方式備份完成後,將教育帳號的檔案刪除,新帳戶相簿裡的檔案會受到影響嗎?

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